Zgromadzenia wspólników

Zgromadzenia wspólników online 

Nowelizacja ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (KSH) otworzyła przed spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością nowe możliwości w zakresie organizacji zgromadzeń wspólników. Obecnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zgromadzenie wspólników może odbywać się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, takich jak Skype, Zoom czy Microsoft Teams.

Podstawa prawna

Zgodnie z nowymi regulacjami, umowa spółki może dopuszczać uczestnictwo wspólników w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W przypadku braku wyraźnego zakazu w umowie spółki, zgromadzenie online jest możliwe. Nowelizacja obejmuje w szczególności:

• transmisję obrad zgromadzenia w czasie rzeczywistym,

• dwustronną komunikację na żywo, umożliwiającą wypowiedzi uczestników,

• możliwość wykonywania prawa głosu osobiście lub przez pełnomocnika przed lub w trakcie zgromadzenia.
  
  

Wymogi formalne 

Organ zwołujący zgromadzenie, najczęściej zarząd, zobowiązany jest do:

• wyznaczenia terminu i godziny zgromadzenia,

• wskazania sposobu uczestnictwa (platforma komunikacyjna),

• zapewnienia instrukcji dotyczących logowania i uczestnictwa,

• określenia sposobu weryfikacji tożsamości wspólników.

Zawiadomienie powinno zostać doręczone wspólnikom najpóźniej na dwa tygodnie przed planowanym zgromadzeniem.

Przebieg zgromadzenia

Zgromadzenie online powinno zapewniać:

• dwustronną komunikację na żywo,

• możliwość zabierania głosu przez uczestników,

• pewną identyfikację wspólników,

• przeprowadzenie głosowań w sposób umożliwiający przypisanie głosu do konkretnego wspólnika.
  
  

Sporządzanie protokołu

Nowelizacja zmieniła zasady sporządzania protokołu ze zgromadzenia wspólników online. Aktualnie protokół powinien zawierać:

• opis przebiegu zgromadzenia,

• listę wspólników głosujących za pomocą komunikacji elektronicznej,

• uchwały podjęte w trakcie zgromadzenia.

Podpisy uczestników nie są wymagane. W przypadku uchwał wymagających formy aktu notarialnego, notariusz może uczestniczyć w zgromadzeniu online lub sporządzić odpowiedni akt w późniejszym terminie.

Zalety i ryzyka

Zalety organizacji zgromadzenia online:

• oszczędność czasu i kosztów,

• łatwiejszy udział wspólników z różnych lokalizacji,

• przyspieszenie podejmowania decyzji.

Potencjalne ryzyka:

• problemy techniczne (awarie systemów, brak łączności),

• wyzwania związane z identyfikacją uczestników,

• utrudnienia przy tajnych głosowaniach.
  
  

Podsumowanie

Ustawa nie nakłada na spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązku przeprowadzania zgromadzeń online, lecz daje taką możliwość. W dobie cyfryzacji i zmieniających się modeli prowadzenia biznesu, wdrażanie nowoczesnych form organizacji zgromadzeń może przynieść wiele korzyści. Warto jednak zadbać o odpowiednie przygotowanie techniczne oraz formalne, aby zagwarantować prawidłowy przebieg obrad.

Masz pytania lub wątpliwości?
📞 Skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!